Finance · Automatización
Automatización de facturas
Captura desde el correo, archivado de los adjuntos y registro automático de cada factura. Power Automate sobre Microsoft 365 hace lo que antes era revisar, descargar y apuntar a mano.
- Menos tiempo
- De gestión por factura
- 0 toques
- Por factura recibida
- Centralizado
- Registro y trazabilidad
El reto
Una bandeja de entrada gestionada a mano
Cada factura que llegaba al correo se trataba de forma manual: revisar el mensaje, descargar el adjunto, guardarlo y apuntar los datos en una hoja de Excel uno a uno. Sin un control claro de qué facturas se habían gestionado ya.
El resultado eran tres problemas que crecían con el volumen: ineficiencia operativa, errores humanos y falta de trazabilidad. Un proceso que no escalaba sin sumar más horas de trabajo.
La solución
Un flujo en Power Automate que trabaja solo
Diseñamos un flujo automatizado en Power Automate que vigila el correo y procesa cada factura de extremo a extremo, sin intervención humana:
- Detección automática de los nuevos emails que entran en la bandeja.
- Filtrado por palabras clave para quedarse solo con las facturas.
- Almacenamiento de los adjuntos en OneDrive.
- Registro automático en Excel con fecha, remitente, nombre del archivo y estado.
- Envío de una respuesta automática de confirmación.
El resultado
Mucho menos tiempo, sin errores
El tiempo dedicado a la gestión de facturas se redujo drásticamente. Los errores de captura quedaron prácticamente eliminados y el equipo pasó a tener visibilidad total gracias a un registro centralizado de todo lo que entra.
Lo más importante: el sistema escala. El volumen de facturas puede crecer sin necesidad de aumentar el equipo.
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