De call center a chatbot de WhatsApp

El reto

Miles de consultas repetitivas saturaban el servicio de atención

La universidad recibía cada año miles de consultas relacionadas con admisiones, becas, requisitos de acceso, plazos y programas formativos.

La atención se realizaba mediante un call center externo, lo que suponía un elevado coste operativo, un horario limitado y una experiencia poco personalizada para los futuros estudiantes.

Además, muchas consultas eran repetitivas y consumían gran parte del tiempo del equipo, dificultando que los perfiles comerciales pudieran centrarse en los candidatos con verdadera intención de matricularse.

La solución

Un chatbot inteligente conectado a WhatsApp para atender a los futuros alumnos

Diseñamos e implantamos un asistente conversacional basado en inteligencia artificial integrado con WhatsApp para ofrecer respuestas inmediatas a las consultas más habituales.

El chatbot fue entrenado con la información académica de la universidad y preparado para comprender el contexto de cada conversación.

Cuando detecta que un usuario tiene una intención real de matricularse, recopila el contexto de la conversación y deriva automáticamente el contacto al director del máster correspondiente para continuar el proceso comercial de forma personalizada.

• Atención automática de consultas frecuentes.
• Respuestas instantáneas las 24 horas.
• Integración con WhatsApp.
• Derivación automática de leads cualificados.
• Envío del contexto completo al director del máster.
• Reducción de la carga operativa del equipo.

El resultado

Una atención más rápida, eficiente y orientada a la conversión

La implantación del chatbot permitió automatizar la mayor parte de las consultas recurrentes, ofreciendo respuestas inmediatas en cualquier momento del día y reduciendo significativamente la dependencia del call center.

El equipo pudo dedicar más tiempo a los estudiantes realmente interesados en matricularse, mientras que los futuros alumnos recibían una atención más rápida, personalizada y disponible las 24 horas.

Además de mejorar la experiencia del usuario, la universidad optimizó sus recursos y agilizó el proceso de captación de nuevos estudiantes.

Vídeo

Descubre cómo funciona el chatbot en acción

En este vídeo mostramos cómo funciona el asistente de inteligencia artificial, cómo responde automáticamente a las consultas de futuros estudiantes y cómo identifica oportunidades reales de matrícula para derivarlas al equipo correspondiente.

Ver el vídeo